ERP EN EL SECTOR GOBIERNO
El papel principal como promotor del uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones con base en el impacto que ha demostrado su aprovechamiento principalmente como parte del sector privado desde el uso de sistemas para la administración interna de las organizaciones con el uso del Enterprise Resource Planning (ERP), por el lado del cliente el uso de sistemas Customer Relationship Management (CRM) y visto desde el punto de vista de producción el uso de sistemas Supply Chain Management (SCM) mismos que han permitido un mejor aprovechamiento de los recursos y grandes ahorros en costo en todas las escalas.
Es por ello que a pesar de que estas iniciativas se han dado en las empresas quienes para permanecer en el mercado deben ser competitivas y rentables ofreciendo valor a los clientes, por su parte el gobierno también constituye una institución y su funcionamiento puede ser equiparable a aquel de la empresa, bajo otro enfoque de servicio a la ciudadanía de la cual se sustenta mediante la recaudación de impuestos que le permiten costear sus actividades.
La ciudadanía que en este caso podría verse como la competencia de las empresas para el sector privado, la primera le exige cada vez mayor transparencia al gobierno y una rendición de cuentas que demuestren una administración más eficiente, es por ello que los gobiernos se han estado viendo forzados a modernizar toda la plataforma gubernamental incursionando en el uso de los sistemas que ya han rendido frutos en el sector empresarial.
El gobierno juega un papel impulsor y promotor de las Tecnologías de Información y Comunicaciones y en la incursión del Internet en gobierno como una manera más de brindar mejores servicios al ciudadano a través de lo que actualmente se conoce como gobierno electrónico.
INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN GOBIERNO: ERP
La relación entre Tecnologías de Información y productividad ha sido ampliamente discutida pero escasamente entendida. Un estudio de la Universidad de California, evidencia que la TI en el fondo ha impactado positivamente en las empresas y que el Internet generó grandes ahorros.
Los sistemas ERP son producto de las fuerzas competitivas crecientes tanto dentro de un ambiente global así como en los mercados domésticos, en este sentido, los sistemas ERP han revolucionado recientemente las maneras en que las organizaciones dirigen sus procesos y funciones de negocios.
Aunque el despliegue de este tipo de software se originó en el sector privado, los organismos del sector público dirigidos por una responsabilidad relacionada a la eficiencia, están adoptando el ERP para reemplazar los sistemas existentes de control y operacionales. No sólo han incrementado la habilidad de las organizaciones para recabar más información a mayor detalle y en tiempo real, sino que también traen consigo su diseminación vertical, lateral o dispersa a lo largo de la organización.
El uso intensivo de información ha sido sugerido por diversos investigadores (Simons, 1991, Gold, 1990) como un medio de control de tal manera que la fácil disponibilidad de la información asegura que los administradores permanezcan en contacto con las actividades en contexto y sean capaces de involucrase a si mismos en las decisiones de sus subordinados.
Los consultores sugieren que un sistema ERP debe considerar incluir las mejores prácticas de manera tal que organice los datos y procesos, ajustándose a las prácticas organizacionales existentes. En los últimos años los gobiernos locales han comenzado a reconocer los beneficios de implementar un software de ERP para sus sistemas de administración interna.
El ERP facilita a las dependencias reemplazar los sistemas heredades ya tan difíciles de mantener, además de eliminar entradas, almacenamiento y procesamiento de datos redundantes.
A pesar de los beneficios muchos gobiernos locales y dependencias están recelosos sobre los costos y tiempos requeridos para implementar este tipo de sistemas pero los gobiernos están empezando a capturar el valor derivado de las implementaciones de ERP una vez que digieren el cambio que debe tener lugar.
Para los gobiernos pequeños, la decisión de escoger un ERP es una decisión enorme y difícil al tomarse en cuenta dadas las restricciones presupuestales y de recursos, originando una reacción natural de oposición, tanto como le sea posible y percibir los procesos y funcionalidades y las complejidades de implementar un ERP, manteniéndose así por encima del propósito de reemplazo de los viejos sistemas heredados con nuevos productos construidos con la promesa de ayudar a los organismos gubernamentales para alcanzar eficiencias mejoradas.
Los sistemas de ERP cuando se instalan completamente consisten en un conjunto de módulos integrados que pueden ser vistos como repositorios centrales de la información corporativa interna derivada de los 5 principales procesos:
- Finanzas
- Logística
- Manufactura
- Recursos humanos
- Ventas y Mercadotecnia
Este software permite a la organización administrar efectiva y eficientemente toda la información y recursos internos para alcanzar sus metas. Entre algunos de los módulos tenemos:
- Procura: es una solución integral para el abastecimiento en línea que permite a la organización pública agilizar los procesos, reducir costos y distinguir patrones en el gasto y negociar más efectivamente con los proveedores apoyando la reingeniería del sector público a través de procesos y flujos automatizados mejorados ayuda a encontrar nuevo valor y obtener nuevas eficiencias a través del ciclo de compra.
- Recursos Humanos: administra todo lo relacionado con las nóminas de los empleados.
- Contabilidad Presupuestaria y Presupuesto Operativo: apoya a la estructura tradicional y a los procesos de las dependencias gubernamentales para contrarrestar las demandas crecientes de los ciudadanos y la escasez de fondos apoyando con métodos de doble entrada en libros, para aumentar la transparencia y control, a la contabilidad existente y a la fiscal.
- Administración de ingresos e impuestos del sector público, clasifica a los sujetos de impuestos para realizar millones de transacciones anuales, ante la exigencia de un servicio personalizado y responsable y sistemas de procesamiento no integrado y discreto
Las capacidades del ERP unifican a todas las dependencias a lo largo del gobierno en los mismos procesos de negocios. Anteriormente se usaban sistemas incompatibles, y procesos de negocios dispersos, dificultando la habilidad para intercambiar información y desincentivándolos para operar como parte de una empresa de gobierno unificada. El ERP resuelve el reto generando un amplio panorama de la organización de recursos de información humanos y financieros, dándoles a los administradores y tomadores de decisiones de las dependencias las herramientas para tomar decisiones informadas, generando ganancias en imagen al crear una arquitectura uniforme para las transacciones e intercambio de información que hace ver al gobierno desde un solo punto de vista.
Al ser los procesos uniformes, el ERP es una herramienta que facilita la transformación del gobierno hacia lo mejor que puede ser. Los beneficios en costo y tiempo alcanzadas permiten a los empleados tomarse más tiempo para dar respuesta a las necesidades del público.
CONCLUSIONES
El rol del gobierno es el de un ejemplo a seguir, un gobierno progresivo en el uso de tecnología para alcanzar eficiencias y que hará que las empresas miren favorablemente la reasignación o expansión en dicho estado.
El gobierno a través de un adecuado proceso de modernización e innovación gubernamental ya grandemente promovido en los países a la vanguardia en el uso de tecnologías obtendrá mejoras considerables en el aprovechamiento de los recursos públicos en todos los ámbitos y niveles de gobierno (federal, estatal y municipal).
Es ineludible el reconocimiento de las ganancias en eficiencia administrativa y disminución en costos mediante el uso apropiado y la correcta implantación de tecnología en cualesquier organización, la importancia del combate a la resistencia al cambio del recurso humano es fundamental y clave para el éxito de los cambios en los procesos gubernamentales.
No es de menor importancia el establecimiento de una política sostenida de modernización y adopción de las más modernas tecnologías trazado a un plan a largo plazo dentro de las entidades gubernamentales así como la elaboración de una reingeniería de procesos.
