COMO IMPLEMENTAR UN ERP EN SU EMPRESA
ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema de información que permite la integración de las operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con el Inventario, la Producción, la Logística, RRHH y Contabilidad y Finanzas.
Si usted ha tomado la decisión de implementar un ERP con la visión de crear una ventaja competitiva en su empresa a través de la estandarización de procesos, de manejo de la información y tener controles más efectivos, debe considerar los siguientes aspectos para llevar a cabo la implementación del sistema, con éxito:
- Asegúrese de contar con el compromiso de la dirección de la empresa
- Involucre a todas las áreas y todos los niveles de la organización, de esta manera los hará sentirse parte importante del proyecto.
- Asigne recursos económicos, de infraestructura y talento humano
- Defina de manera funcional los procesos de la empresa.
- Determine objetivos y metas a alcanzar con este proyecto..
- Tome conciencia de los cambios en las tareas y responsabilidades, perfiles de los puestos y procesos los cuales surgen de la innovación tecnológica aplicada en la empresa.
- Motive a su personal para que asistan y participen activamente en las sesiones de Inducción con los Consultores Asignados, pues estos son los encargados de la Inducción y debido Entrenamiento a los futuros usuarios del sistema, además se encargan de la re-ingeniería de los procesos y establecer otros nuevos si fuese necesario.
- Asigne internamente un Usuario Líder del proyecto, de tal manera que haga seguimiento a los avances y compromisos y diversas fases del proyecto.
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Un proyecto de implementación de un ERP consta de varias etapas, cada una con su importancia individual, no obstante, al final se crea una sinergia entre todas para lograr los objetivos que se fijaron en la empresa.
1. Planificación del Proyecto
El objetivo de esta etapa es poner en contacto a su equipo con el equipo de Consultores asignados, para que en conjunto definan la planeación definitiva y detallada del proyecto, Schedule de trabajo, Cronograma de actividades, Formatos necesarios para el desarrollo del proyecto, etc.
2. Análisis del Proyecto.
En esta fase lo primordial será obtener un informe de requerimientos y funciones acordadas de cada una de las áreas de su empresa involucradas en la implementación y así mismo dicho informe debe ser validado por los responsables de área. En este informe se debe de definir claramente los alcances específicos del proyecto, elaboración de diagramas de Gantt, etc.
3. Diseño del Proyecto.
En esta etapa se realiza la configuración de la solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos que en la etapa anterior se definieron, es importante en esta etapa, que la persona a cargo del proyecto de parte de la empresa (Usuario Líder del Proyecto) mantenga el contacto con el proveedor para validar cualquier duda que pudiera surgir ya que en esta etapa la solución va tomando forma para quedar adecuada a las necesidades reales del negocio.
4. Inducción y Capacitación del Sistema.
Una vez completado el Diseño, se procede a capacitar a todos los usuarios finales, en esta etapa la motivación y participación de todos los involucrados es sumamente importante, ya que es cuando obtendrán la Inducción necesaria para el manejo efectivo del Sistema. La comunicación total con los consultores es muy relevante en este paso, se deben de externar todas las dudas en cuanto a procesos y funciones, esto con el fin de obtener el máximo provecho de la herramienta.
Al finalizar la capacitación la empresa se debe asegurar de encargar a cada usuario que realice operaciones diarias de práctica en el sistema, a manera de tarea, desde ese día hasta la liberación, para reforzar la capacitación recibida, ya que de no hacerlo existe el riesgo de que la persona pierda el conocimiento obtenido en esta etapa.
5. Pruebas (Simulación) del Proyecto.
En esta etapa de la implementación, se debe de validar si lo que se definió en el análisis y planeación está de acuerdo al resultado obtenido. Esto se logra realizando escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones que recreen las circunstancias del día a día (Simulación en Tiempo Real y Datos Reales).
Todo Usuario Involucrado de las diversas áreas debe de participar activamente en la revisión y validación de cada proceso, para asegurarse que realmente van a recibir del sistema las herramientas necesarias para hacer su trabajo más eficiente.
CONCLUSIÓN.
La implementación de un ERP representa retos y cambios en la organización, es un proyecto muy importante que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación de todas las áreas que forman la empresa, no obstante, si existe un compromiso mutuo de parte del proveedor y del cliente durante todo el proceso, el resultado será una exitosa integración de las operaciones, acceso a información completa para toma de decisiones así como un crecimiento acelerado y controlado de su empresa.
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