¿Como hacer una toma de inventario exitosa?
La toma física de inventario consiste en llevar a cabo un proceso ordenado de verificación física de los bienes, materia prima o producto terminado a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real.
Los resultados obtenidos de la toma de inventario, son comparados con la constatación física, a fin de establecer su conformidad. Posteriormente las diferencias que pudieran existir son aclaradas e investigadas por las personas a cargo, y se procede a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.
Este proceso se debe realizar de forma periódica, de acuerdo a las políticas internas de la empresa, para facilitar este procedimiento enumeramos 5 consejos prácticos para llevar a cabo esta tarea de una manera efectiva:
1. DEFINIR FECHAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
El conteo de mercancía de forma periódica permite monitorear los niveles de stock sin interrumpir las horas de producción del almacén.
Es conocido como uno de los métodos de conteo de inventario más eficientes para los minoristas, el inventario periódico puede realizarse diaria o semanalmente (generalmente antes de que se abra la tienda) y puede evitar tener que hacer recuentos de inventario completos.
Si debe realizar un conteo físico completo de inventario, debe programarlo con tiempo.
2. SECTORIZAR EL INVENTARIO.
Debido a la complejidad del proceso de toma de inventario y a la gran cantidad de items en el mismo, es recomendable dividir el almacén en grupos o familias, con la finalidad de facilitar el conteo de los productos.
3. ASEGURARSE QUE NO EXISTAN MOVIMIENTOS DE INVENTARIO.
Debe asegurase que no existan movimientos de inventario (entradas, salidas, proceso de producción entre otros) al momento de realizar la toma física, esto para evitar la disparidad de los saldos.
4. APOYARSE EN LA TECNOLOGÍA.
Tradicionalmente, los conteos inventario físico se hacen con un lápiz y un papel. El personal usaría una hoja de conteo físico para registrar los productos y reconciliar los datos en el sistema.
Si está utilizando un software de gestión de inventario, compruebe si ofrece funciones de conteo físico.
Vea también "5 Beneficios de un software de gestión empresarial"
5. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS.
Luego de realizar la toma física de inventario, es necesario analizar los resultados para conocer las diferencias de inventario (Sobrantes o Faltantes) del proceso y así tomar las decisiones apropiadas.
Algunas de las causas de las diferencias de inventario pueden ser:
- Error en el conteo físico.
- Error en la transcripción de los datos.
- Error en la recepción o despacho de la mercancía en el almacén.
- Hurto, entre otros.
Vea también: "Errores comunes por falta de control de inventario"
Como puede notar, realizar una toma de inventario es una tarea que debe llevarse a cabo con planificación, al aplicar la metodología apropiada y al usar la tecnología correcta puede facilitar esta tarea y conseguir los resultados deseados.
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