¿Qué es la Administración Financiera?

El pilar de una empresa es su flujo de efectivo, y de la forma en que este se maneje depende su futuro en un mercado específico. Cualquier tipo de empresa requiere implementar una eficiente administración financiera para que el negocio cuente con la salud económica que garantice su permanencia en un sector y le permita ampliar sus posibilidades de crecimiento.

La  esencia de la administración financiera es la planeación, control y gestión de los recursos y fuentes de ingresos de una organización. Una empresa requiere una administración financiera para colocar adecuadamente sus recursos en las diferentes áreas, a fin de que la operación de la empresa sea eficaz y, sobre todo, efectiva.

Se regulan tanto los ingresos propios como los obtenidos por terceros, por ejemplo, los provenientes de accionistas o de la financiación. En otras palabras la administración financiera  te ofrece la visión panorámica de la condición económica en la que se encuentra tu empresa. Esto te permite realizar análisis financieros que te den las pautas para tomar decisiones, de manera que destines los recursos necesarios a todas las áreas, para su correcto desenvolvimiento. 

Además con el respaldo del historial de finanzas de tu empresa y estudios de mercado, la gestión financiera se encarga de realizar proyecciones de resultados para evitar pérdidas de los recursos invertidos. A su vez, te ayuda a tomar decisiones inteligentes y convenientes para el futuro de tu empresa.

Funciones de la Administración Financiera

• Generar informes financieros: Se encarga de llevar un registro de cada uno de los movimientos financieros de tu empresa, incluidos los ingresos, gastos y flujo de caja. Con ello es posible generar estados financieros que, a su vez, permiten realizar un análisis para tomar decisiones basadas en los resultados obtenidos. 
• Decidir rumbo de inversiones: Otra de las funciones más importantes de la gestión financiera es definir en dónde es conveniente invertir activos para que tu empresa reciba un ROI (Tasa de Retorno de Inversión) provechoso, a corto y largo plazo; ya sea en productos de renta fija, renta variable o fondos de inversión. 
• Planificar presupuestos: Llevar las cuentas de tu empresa requiere de una planeación, en la que se vean reflejados los gastos e ingresos que tienes contemplados para un determinado periodo. De acuerdo con este plan de presupuesto se regirá la organización. 
• Optimizar recursos empresariales: Los responsables de la administración financiera son especialistas en calcular y reducir los costos, y en aumentar y hacer rendir las ganancias obtenidas de las actividades de tu empresa. Asimismo, cumplen con responsabilidades como deudas, pagos de nómina a trabajadores, pagos a proveedores, entre otras. 
• Prevenir pérdidas de capital: Además, analiza los informes financieros para medir la liquidez de tu empresa y evitar un balance negativo y robos. También realiza proyecciones de negocios para determinar la viabilidad y rentabilidad de tu inversión. Crea un fondo de emergencias para solventar cualquier percance que surja, como alguna pérdida o fuga de capital. 
• Administrar dividendos: Gestiona y transfiere el porcentaje de beneficios que les corresponde a cada uno de los accionistas y dueños de tu organización, con base en las ganancias obtenidas en cada periodo. Según sean las circunstancias, el pago se realiza en efectivo o con más acciones. 

Principios de la gestión financiera

• Decisiones informadas: Cada movimiento financiero es clave para el éxito de cualquier empresa, por lo que cada decisión que se tome en sus diversas áreas y en la inversión debe fundamentarse en un análisis de datos o una investigación de mercado previa.
• Establecer límites de recursos: La labor principal de la administración financiera es optimizar los recursos, así que su deber es corroborar que los límites establecidos para costos, gastos e inversiones se cumplan. Asimismo, determina fechas límite para realizarlos. 
• Relación positiva costo-beneficio: Otro de los aspectos por los que la administración financiera debe velar es el establecimiento de acuerdos e inversiones que favorezcan la relación costo-beneficio. El objetivo es que tu empresa a obtenga máximas utilidades y evite en la mayor medida posible los riesgos de pérdidas.
• Evaluar viabilidad de proyectos: Es fundamental que la administración financiera valide el alcance que tendrá un proyecto. Para ello calcula su costo total, identifica qué riesgos hay, realiza un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y examina la rentabilidad para determinar la viabilidad económica.
• Financiación justificada: Cada inyección de dinero que hace tu empresa tiene dos principales motivos: pagar deudas acumuladas o definir nuevos objetivos de negocio que quieres alcanzar. En este caso, la administración financiera se asegura de que la organización cuente con los medios para solventar una financiación o un préstamo; también estima la venta de acciones de la empresa.
• Crear fondo de emergencia: La oferta y demanda del mercado son muy cambiantes y no se pueden predecir con certeza. Así que uno de los principios de la gestión financiera de las empresas es contar con un fondo de emergencia que permita lidiar con los imprevistos y retrasos que puedan surgir en el mercado o por otras causas externas. 

¿Cómo aplicar la administración financiera en tu empresa?

Para llevar a cabo una administración financiera debes considerar ciertos aspectos fundamentales para ejecutarla de forma más ordenada y efectiva. Así que te recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos: 

1. Valorar el estado financiero actual: El primer paso para la administración financiera es evaluar las condiciones actuales en las que se encuentra tu empresa: conocer los gastos, los costos de operación, los ingresos y todo aquel indicador que te permita determinar su rentabilidad actual.
2. Hacer presupuestos: Gestionar el presupuesto de tu empresa te permitirá fijar los montos de los gastos de cada una de las áreas de la empresa; de esta forma te será más fácil llevar un control de la administración financiera sin gastos innecesarios.
3. Registrar todos los movimientos: Una de las acciones que más favorecen una óptima gestión financiera es el registro diario de todas las entradas y salidas que lleva a cabo la empresa, incluyendo ventas, pagos, inventario y demás. Esto lo puedes hacer perfectamente a través de un reporte movimientos bancarios por categoría o un Análisis Financiero.
4. Monitorear flujo de caja: Es de vital importancia que vigiles el efectivo de tu organización, por eso mantente al tanto de los cobros y pagos que se ven reflejados en el flujo de caja. Con esto podrás saber de forma inmediata con cuánta liquidez cuenta tu empresa.
5. Realiza proyecciones: De acuerdo con los resultados que ha obtenido tu empresa en los últimos meses, o en comparación con el año anterior, realiza un estimado de las ganancias que puedes generar en los meses siguientes. Toma en consideración también los riesgos potenciales de pérdidas y las medidas de prevención que puedes ejecutar.
6. Haz revisiones periódicas: Realiza auditorías continuas para cerciorarte de que el presupuesto establecido se está cumpliendo y para medir los resultados. Esto te ayudará a detectar de cerca qué decisiones financieras están funcionando y cuáles no, para realizar las modificaciones pertinentes y tener una mayor rentabilidad. 

No es ningún misterio que  administrar el departamento de finanzas es un verdadero desafío. Es un sector dedicado a planificar el mejor uso de los recursos de la organización, controlando los ingresos, los gastos y todos los factores que influyen en estas cifras.  

Al implementar un sistema ERP,  la gestión financiera de una empresa activa un grado de visibilidad, transparencia, cumplimiento, seguimiento y control de las finanzas que no puedes obtener por la vía de la contabilidad en papel  o con software contables básicos. Apoyándote en un software de este tipo,  podrás automatizar estas y otras tareas, aumentando la eficiencia operativa y contribuyendo al éxito empresarial.

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